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【キャリアコンサルタント直伝】新入社員も簡単にできる報連相の基本とコツ!

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「報連相ちゃんとしてよ!」って、上司に言われて
すいませんって謝るけど、内心は報連相してるつもりだし、
無能な上司の下で働いたらマジで大変・・・・。って思ってませんか?
ビジネススキルの有無にかかわらず、簡単にできる報連相の基本とコツがあることはご存知ですか?
→今日はそんな「社会人の基本と言われている報連相」について解決していきます!

この記事を読んでざっとわかること
・報連相のコツは「上司が何を求めているか知ること」
・長々と伝えない。端的に!
・報連相をしなかったら「責任問題」になりかねない

報連相でお困りの皆様!こんにちは。キャリアコンサルタントのかわばたです。
自分の中では報連相をしているけど、上司からみると「報連相できてないじゃん」と
見られてしまうことって組織の中じゃ「あるある」の出来事です。
でも、口答えなんてできないし辛いところですよね。

長々となりそうなので、結論から伝えます。
報連相の一番のコツは、「報連相すべき相手が何をどこまで報告して欲しいのか」知ることです。
ですので、ビジネススキル関係なしに「相手を知ること」ができれば上手くいくはずです。

簡単でしょ?

でも、中には「報告を簡潔にまとめろ!とか「結論から話せ!」っていう
要望を出す上司もいますので、応えるためにビジネススキルを身につけた方が
お互い気持ちよく仕事ができます。

この記事を読むと、「報連相の基本とコツ」がわかりますのでぜひ最後までお付き合い下さい!

・この記事を書いている人「かわばた」
国家資格キャリアコンサルタント保持者
新卒で入社した「採用コンサル・広告会社」で年間トップセールス2回受賞
転職した「児童障がい福祉事業」では事業部長を務め「報告を受ける立場」を経験している。

【報告・連絡・相談】ってどうして重要なの?

個いらない 集団ひつよう = 上司が把握・生産性UP・責任の所在

組織は「各部署」が協力しあって歯車のように動いています。
「情報の共有、判断、決定」をスムーズに上司が把握して、
歯車を回すことによって生産性を高めながら仕事をすることができます。
「トラブルやミス」を防止できますので「報連相」が重要視されます。

報告

・報告とは、お願いされた仕事の進捗状況を報告することです。
上司から部下に業務の依頼した時に、部下は上司に対して「仕事の報告」が必要になります。

連絡

・連絡とは、情報を上司・会社の関係者に事実を伝えること。
例えば、プロジェクト会議を企画しているのに「メンバーに連絡を忘れていて」当日、
会議があることを連絡した。→ 予定が入っている人がいて会議ができなくなってしまった。

相談

・自分だけでは判断しかねる場合は「上司・決裁者」に相談する必要があります。
売上に関すること、トラブルになりかねないことを自己判断すると責任を問われることもあります。

【責任問題】報連相不足によるトラブル

「報連相不足」で起きるトラブルは大抵、コミュニケーション不足と報道されています。
日産自動車で無資格の従業員が新車の完成検査をしていた問題も、
経営陣と現場側のコミュニケーションが取れていなかったと報じられているが、
「報告、連絡、相談」があれば「大きな報道を防げた」かもしれない。
出典:日経新聞

【キャリアコンサルタントが伝える】報連相の基本とコツ

【基本】報連相すべき上司が何を求めているのか知ろう

・仕事を受けた時点で「報告すべき内容・タイミング・期限」を確認しよう。
その後、繰り返し「この内容・タイミング・期限」でよろしいんですね?と繰り返そう。

組織の大変なところは「上司が変われば常識が変わる」というところです。
今まで何も言われなかったけど、上司が変わって「報連相」についてガミガミ言われるようになった。
どれだけビジネススキルを勉強しても、「報告すべき上司」が何を求めているかわからなければ、
せっかくの知識を生かすこともできません。

【コツ】結論から(PREP法)

長々と報告・相談しても伝わらないですし、時間がもったいないです。
PREP法(プレップ)を使うと、結論を伝えた後に具体例を入れながら完結に説明できます。
P=Point(結論)
R=Reason(理由)
E=Example(事例、具体例)
P=Point(結論を繰り返す)

例/報告+相談(例)
P(結論)結論から申し上げると、A社に取引を断られましたが再提案したいです。
R(理由)断られた理由は、競合社の方が20%安いようです。
E(具体例)ロットを増やして、価格を25下げると競合に勝てます
P(結論)A社に再提案を行ってもよろしいでしょうか?

など、結論から伝えて、理由、例、結論を繰り返すとスムーズな報告ができます。

【コツ】適切なタイミングがある

・上司が電話をしていない時、人と話していない時を見計らって相談してください。
タイミングを読みすぎて「報連相」が遅れると生産性が悪くなることがあります。

もしも上司が手を開けられないタイミングの時は「あと5分待ってくれないか?」など、
具体的に可能な時間を教えてくれます。

話しかけるポイントとして、
(相談・報告・連絡があります。お時間いいですか?)と声をかけてください。

【重要】必ず記録を残そう!

報告後は、ノートやPCに「報告内容、上司からの返答」をメモする癖をつけよう。
これは「言った・言わなかった」問題があった際に大活躍します!

報連相に対して否定的な意見の方へ

重要性はわかるけど、意思決定が遅くなるから嫌

「報連相」をする重要性はわかるんだけど、時間がかかるから本当はしたくない・・・
という方もいると思います。しかし、「報連相」のいいところって、自己判断しないで
「上司に判断」を伺うことができますので「責任の所在」を明らかにすることができます。
自分自身を守るためにも、報連相の重要性を考えてもいいかもしれません。

また、報連相をしない方がいい!という方は、
改善していきたいのであれば、社内提案をおすすめします!
システムができれば昇給・昇格の可能性がありますよ!

【まとめ】報連相の基本とコツについて

最後までお付き合いいただいて本当にありがとうございました。
報連相の基本とコツについて取り上げていきましたがいかがでしたでしょうか?
攻略のポイントは、「上司が何を求めているか知ること」です。
スキルのある方でも「上司が変われば」やりやすさ・やりにくさを感じますし、
新入社員ならなおさら変化に対して影響を受けると思います。
働きやすい環境にするためにも是非検討してみてはいかがでしょうか?

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