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【仕事の効率化】ビジネスメールをしっかり管理して残業回避!

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「ビジネスメール実態調査2018によると、
ビジネスメールの1日平均、送信は約12通、受信は約34通
メールを使ってやり取りをしている。
出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」発表

仕事を丁寧にしようとするあまり、やってしまいがちなことが
1つ1つ心を込めてメールを作成すること。

重要なコミュニケーションツールではあるけど、そこまで時間をかけるのはもったいない。
メールに時間をかけてしまうと、他の業務が後回しになってしまい、残業になったり、
うまく成績が出せない状況に陥ってしまいます。

メールの時間を削減して効率化を図りましょう!

管理人かわばた
かわばたはメールに時間かけたくない派だったから、ばんばん、改革してたよ!
すりちゃん
行動派だねー

時短するために、見える化しよう!

(1)特に時間がかかるメールは?

あなたにとって、特に時間がかかるメールってなんでしょうか?
頭の中に「パッ」と浮かんできますか?
・1日で何通送っている
・1通あたり何分かかっている
・合計で何分かかった
など、事実を集めていかなければ「時短」には繋がりませんので、まずは分析をしましょう!

でもね、分析に時間をかけなくていい「ジャンル」の物なので、
パッと思い浮かぶものでいいので、大体のメール数、
どれくらい時間がかかっているか、その中でも時間使うのはなんだ〜
って感じで、ゆるく見える化しましょう!

管理人かわばた
今日のお話は、ゆるく!これが重要!!

(2)頻繁に送るメールは?

頻繁に送るメールだけど、類似している内容のメールってありませんか?
ぜひテンプレート化しましょう!

管理人かわばた
それは、どんなメールが類似しているか、即!メモって!

(3)過去のメールを探す時、わざわざ一つずつ探してない?

お客様とやりとりしたメールを探すことってありませんか?
それは、「1つの工夫があれば、楽々検索ができます」

管理人かわばた
件名を工夫しよう!

メールの送信時間を短縮するためのテンプレート作成のススメ

・問題点の見える化できたら、
「類似ジャンルを集めて、1つずつ完璧なメール」を作りましょう!

管理人かわばた
完璧なメールができたら、第三者に確認してもらうね!

・合わせて読みたい記事

過去のメールを探す時間を短縮するための件名工夫

「 おきなわ株式会社 代表取締役 沖縄様宛 ●「効率化につながるメールテンプレート事例」 琉球株式会社 川畑より」

このように、件名を工夫するだけで、「メールソフト内で検索」をかけた時に一覧になって表示してくれます。
昔に送った見積もりやデータ、やりとりなど、フォルダ管理する方法ももちろん大事ですが、
手っ取り早いのは「メール内からデータを確認すること」です。
手っ取り早い方法で、時間を短縮して行きましょう。

メールソフト内でお客様情報の管理

名刺情報をすぐに登録

メールソフトには、アドレス登録機能がありますので「名刺をもらったら必要な情報」を必ず登録しましょう!
データをエクスポートすると、データベース情報が利用できるようになるので、
そのほかのソフトにかなり有益に使えるようになります!

管理人かわばた
こんなことが便利になる!
・年賀状
・引き継ぎなど
いつかはやらないといけないから、ルール化して頑張らないといけないね!

効率化のメリットまとめ

・メールの時間が短くなれば、ほかの重要な仕事に時間を回せる
・テンプレートを使えば、誤字・脱字なく楽々に作業を終わらせられる
・検索機能を使えば、過去のやりとりが「手っ取り早く」調べられる
・名刺内容を登録するだけで、データーベースがほかのソフトにも応用できる
管理人かわばた
メール一つで評価が変わるときもあるけど、できれば時間を使いたくない業務。管理するだけでほんと楽になるからオススメだよ〜!
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