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新社会人よ!仕事の効率化はメール設定から始めよう!

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ビジネスメール実態調査2018によると、大半の方が「Gmail、Outlook」を使っていることが判明しました。
ということで、作業を自動化するして時短するためにも、必ずやっていたほうがいい設定を伝えて行きます!

管理人かわばた
新社会人時代って、ほんとメールの免疫がなくて嫌だったな〜
すりちゃん
学生時代はあまり触らないもんね!
この記事で伝えたいこと
・署名って機能が使えるよ
・メールのテンプレートかなり使えるよ
・でも、自分で設定しないといけないよ!

署名の設定の重要性

自分の社名や連絡先を知らせるだけではなく、
相手への印象を左右するという大切なものです!

どんなもの?
メールの一番下の部分に、このようなものを見たことないですか?
社会人のビジネスメールには必ず、この署名が必要になります。

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琉球株式会社  沖縄太郎
〒000-0000 沖縄県那覇市首里城1-1-1
会社携帯:090-0000-0000
代表番号:098-000-0000 FAX:098-000-0000
メール:ryuukyuu@aaa.co.jp
会社HP:http://www.ryukyu.com
*******************

必ずやった方がいいこと!社内の先輩にリサーチ

大抵の会社は教えてくれると思いますが、
万が一、研修内容に入っていなかった場合は、
先輩社員に聞いて、署名やよく送るメールを確認してくださいね!

Outlook設定で署名を使って、テンプレートを作成しよう

(1)署名設定はここから

[ファイル]→[オプション]→[メール]→[署名] の順にクリックします。
編集する署名をクリックし、[署名の編集] 用途にあった名前をつけてください。
完了したら、[保存]、[OK] の順に選択します。

(2)使い方

[挿入] →[署名]→[用途にあった名前]をクリック

・Gmail設定

(1)署名設定

Gmail 画面右上の[オプション(ギアマーク)]→[メール設定]→「全般」→「署名 有効化」クリック

(2)使い方

自動挿入される

その他テンプレートを作る場合

(1)返信定型文を有効化

Gmail 画面右上の[オプション(ギアマーク)]→[メール設定]→「詳細設定」の順にクリック。
[返信定型文]の[有効にする]をクリック → 変更を保存してください。

(2)返信定型文の作成

[挿入] →[署名]→[用途にあった名前]をクリックします。
新規メールを開いて、[その他オプション]→[返信定型文]→[返信定型文を作成]→[名前つけ] 完了したら、[保存]してください。

(3)使い方

[その他オプション]→[返信定型文]→[挿入]→[返信定型文の名前]をクリック

合わせて読みたい記事
新社会人で効率化を覚えよう!ビジネスメールのテンプレートは絶対に作るべき!

番外編CC, BCCの違いについて

基本的なメールはTOにアドレスを入れれば送信できますが、
ビジネスシーンでは「CC」「BCC」を使うことが求められる必要があります。

TO:メイン受信者(返信義務あり)
メールを送りたい人!

CC:上司やプロジェクト担当者等(返信義務なし)
メールの内容を知っていて欲しい人!

BCC:上司やプロジェクト担当者等(返信義務なし)
メイン受信者にバレないように共有できる!
※面識がない複数の相手にメールを送る場合にも使えます(お知らせメール等)
その場合は、一斉配信のためBCCで失礼しますと入れてください!

まとめ
設定も免疫がなかったら、大変かもしれないけど、設定ができれば本当に楽になるよ!
メールの送受信だけで、時間が取られることは本当にもったいないから、最初で設定ができれば
重要なことに時間を回せるので本当にオススメ!

管理人かわばた
仕事を楽にするためには、工夫しかいんだよね
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