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【仕事の効率化】新社会人よ!ビジネスメールはテンプレするべき!

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この記事から読んで欲しい
時短で残業回避!今日からできる社会人のメール管理と印象アップ術

ビジネスメール実態調査2018によると、
仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」です。

メールを1通作成するのにかかる平均時間は「5分」(36.92%)が最も多く、
3番目に10分かけている人が(15.12%)いると発表されました。
出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」

仕事で送信するメールの1日平均は11.59通なので、もしも10分かけている人が
いるのであれば、110分 → 約2時間近くかけていることになります。

管理人かわばた
かなり時間使ってるね〜!
すりちゃん
できるなら時間短縮したいよね

さて、時間をかけて丁寧にメールを送る気持ちは大切ですが、やっていることは「自己満」です。
メールを受け取った方が「評価」しますし、相手に内容が伝わらなければ意味がない。

今日は、なぜテンプレートが必要なのか。また、メールを受け取る方が何を求めているのか考えていていきましょう!

一般社員の約8割が自分のメールに対して不安を抱いている

理由は、9割の人がビジネスメールの研修を受けたことがなくて、
自信がないまま自己流のやりとりをしているからです。

管理人かわばた
そりゃ不安になるよね〜!
すりちゃん
うんうん

相手がメールに求めているものって、なんだ?

文章が簡潔に結論が先にわかること
率直に、内容が簡潔でわかりやすいメールが好まれます。
だらだらと、内容がわかりにくいメールが送られてくると、
内容を理解するのに時間がかかるため「スムーズなやりとり」ができなくてお互い困ります。

文章が長い場合は、データを添付して欲しい
メールが長くなってしまうと、あなたが伝えたいことが伝わらないことも多いし、
受け手側も理解に時間がかかり、「簡潔なメール」では無くなってしまいます。

レスポンスの速さ
業務開始、業務終了前に、必ずメールをチェックして返信してレスポンス速度を上げて行きましょう!

テンプレートの作り方

(1)件名

「 相手先の会社名 役職 担当者名 ●「要件」 自分の会社名 名前 」

例)
件名
「 おきなわ株式会社 代表取締役 沖縄様宛 ●「効率化につながるメールテンプレート事例」 琉球株式会社 川畑より」

(2)宛先

「 会社名 役職名 氏名 様宛 」

例)
宛先
おきなわ株式会社
代表取締役 沖縄たろう様宛

(3)書き出し

「 挨拶 」

例)
・お会いした方、やり取りを何度もしている方
平素より大変お世話になっております。
平素よりお世話になっております。
平素は大変お世話になっております。

・問い合わせがあった方、紹介いただいた方
お世話になっております。
はじめまして

(4)名乗り

社名 部署 氏名

例)
琉球株式会社 営業部 琉球太郎 です。

(5)要件

結論から先に

例)
先日、打ち合わせさせていてだきました、
効率化につながるメールテンプレート事例についてお送りします。
データを添付いたしますので、ご確認ください。

→長いメールはわかりにくいため、データを添付した方が丁寧です。

(6)結び

結びの挨拶

例)印象UPを狙える
・ご不明な点がございましたら、連絡の程宜しくお願いします。
・ご不明な点がございましたら、迅速な対応を心がけておりますので
どうぞ宜しくお願いします。

(7)署名

*******************
(1)社名  (2)名前
(3)郵便番号 住所
(4)電話番号(会社携帯)→ 会社携帯が支給されている人
(5)電話番号(代表番号) FAX(代表番号)
(6)メールアドレス
(7)会社HP
*******************

例)
*******************
琉球株式会社  沖縄太郎
〒000-0000 沖縄県那覇市首里城1-1-1
会社携帯:090-0000-0000
代表番号:098-000-0000 FAX:098-000-0000
メール:ryuukyuu@aaa.co.jp
会社HP:http://www.ryukyu.com
*******************

注意!メールの後に電話

・データを添付している場合
(相手から依頼されている見積もり、データなど)
・謝罪する場合

の場合は、メール後に電話を一本入れていた方がいいです。
先方からの返答がスピーディーになりますし、先方がメールを逃す可能性を下げます。

しかし、相手にとってメリットのない場合は電話を控えるべきだと思います。
わからない場合は、上司に確認しましょう。

季節の挨拶は気にした方がいいのか?

・気にしそうな担当者の場合のみ、考えたらいいです。

メールテンプレートのまとめ

今日は、ビジネスメールのテンプレートのススメについて取り上げましたがいかがでしたか?

受取手が求めているのは、簡潔でわかりやすいメールです

ついつい「自分の思いばかり伝えて長文にしなってしまう」ってありがちですが、
「相手が何を望んでいるのか簡潔に」していきましょう。

管理人かわばた
時間が短くなるといいね〜
すりちゃん
ちばりよ〜!
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