ビジネスメールの1日平均、送信は約12通、受信は約34通
メールを使ってやり取りをしている。
出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」発表
仕事を丁寧にしようとするあまり、やってしまいがちなことが
1つ1つ心を込めてメールを作成すること。
重要なコミュニケーションツールではあるけど、そこまで時間をかけるのはもったいない。
メールに時間をかけてしまうと、他の業務が後回しになってしまい、残業になったり、
うまく成績が出せない状況に陥ってしまいます。
メールの時間を削減して効率化を図りましょう!
目次
時短するために、見える化しよう!
(1)特に時間がかかるメールは?
あなたにとって、特に時間がかかるメールってなんでしょうか?
頭の中に「パッ」と浮かんできますか?
・1日で何通送っている
・1通あたり何分かかっている
・合計で何分かかった
など、事実を集めていかなければ「時短」には繋がりませんので、まずは分析をしましょう!
でもね、分析に時間をかけなくていい「ジャンル」の物なので、
パッと思い浮かぶものでいいので、大体のメール数、
どれくらい時間がかかっているか、その中でも時間使うのはなんだ〜
って感じで、ゆるく見える化しましょう!
(2)頻繁に送るメールは?
頻繁に送るメールだけど、類似している内容のメールってありませんか?
ぜひテンプレート化しましょう!
(3)過去のメールを探す時、わざわざ一つずつ探してない?
お客様とやりとりしたメールを探すことってありませんか?
それは、「1つの工夫があれば、楽々検索ができます」
メールの送信時間を短縮するためのテンプレート作成のススメ
・問題点の見える化できたら、
「類似ジャンルを集めて、1つずつ完璧なメール」を作りましょう!
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過去のメールを探す時間を短縮するための件名工夫
このように、件名を工夫するだけで、「メールソフト内で検索」をかけた時に一覧になって表示してくれます。
昔に送った見積もりやデータ、やりとりなど、フォルダ管理する方法ももちろん大事ですが、
手っ取り早いのは「メール内からデータを確認すること」です。
手っ取り早い方法で、時間を短縮して行きましょう。
メールソフト内でお客様情報の管理
名刺情報をすぐに登録
メールソフトには、アドレス登録機能がありますので「名刺をもらったら必要な情報」を必ず登録しましょう!
データをエクスポートすると、データベース情報が利用できるようになるので、
そのほかのソフトにかなり有益に使えるようになります!
・年賀状
・引き継ぎなど
いつかはやらないといけないから、ルール化して頑張らないといけないね!
効率化のメリットまとめ
・テンプレートを使えば、誤字・脱字なく楽々に作業を終わらせられる
・検索機能を使えば、過去のやりとりが「手っ取り早く」調べられる
・名刺内容を登録するだけで、データーベースがほかのソフトにも応用できる
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